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Saturday, February 9, 2013

なぜ役所の書類はわかりにくいか

会社をやっているので、膨大な量の書類を扱います。その上「調査」とか「アンケート」の類いも、役所やら業界団体やらから送られてきます。

税務署や社会保険の書類はともかく、調査やアンケートの類いは、以前は頑張って書いてたのですが、この間からガン無視することにしました。こんなのに対応してたら休日がなくなる、からです。元々零細企業の社長業は多忙です。平日は、サラリーマンの基準では過労死認定されるくらい働き、週末の一方は書類の整備でなくなりますから、元々週休1日です。その上アンケートなど答えてたら本当に休日がなくなってしまいます。なので、決めました。ガン無視することに。

ある日電話がきました。「XXXの調査を2週間ほど前に送ったはずですが・・」と。で答えました、「月に何通郵便来ると思ってるの?いちいち覚えてるわけないでしょう?」って。ええ、分かってるんです、電話してきた方に罪はありません。たぶんコールセンターの人で、仕事で電話してるだけだからです。でも、魔が差したのかつい・・・スイマセン。でも、本当に覚えてませんでしたが。

さて、話変わって、ある労働関係の手続きをするのに、 記入ガイドを見ながら書類を作る、って作業をしました。ところが、いくらガイドを見てもちっともわからない。頭に入ってこない。何度読んでも・・・。

で、ふ、と考えてたんです。

たいていの書類は、「相手に理解させる」目的で作られています。なので、「なんのために」それをするか、その書類が「どういう位置づけのものか」、そして、各項目がどういう関係になっているか、が書いてあります。だから、趣旨を理解して、システムの概要が頭に入れば書類を作るのはそれほど大変な作業ではありません。趣旨が分かれば、「ああ、こういう情報がいるのね?」と各項目の持つ意味づけがわかるので、迷わず書ける事が多く、分からない項目だけガイドを見れば十分足りる。

でも、役所のガイドを見ても、なーんにも分からないのです。じーっと眺めて、「はっ」と気がついたことがあります。

「これは相手に理解させるために作られているのではなく、自分たちに都合のいい書類を作らせるために記入の方法だけが書いてあるんだ」

 そう割り切って、まず目の前に書類を置いて、項目の記入方法「だけ」を読むと、「おお、書ける」ではないか。そう考えてみると、税務署の書類も社会保険の書類も、いつもそうだった。いくら説明パンフレットを読んでも、ものすごくおおざっぱな制度の趣旨から、いきなり細かい制度の解説に入って(趣旨ではなくルールみたいな所)、なんだか(個別の項目で、何をして欲しくて、どんな趣旨の情報が欲しいのか)さっぱり分からない。そして、後は記入要項だ。そして、確かに記入要項は詳しい・・・。

これから役所の書類は、頭を使わず、記入要項に従って記入だけすれば早く終わるんだ、という事が分かりました。理解しようと思ってはいけない、ということなんだな・・・。個人的には、理解しないまま書類を作るのは気持ち悪いんだけどね・・・


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